A IA Compradora é uma funcionalidade do módulo de Compras que automatiza o preenchimento das cotações pelo fornecedor. Em vez de receber um link para preencher manualmente, o fornecedor recebe uma mensagem no WhatsApp e conversa com um agente de inteligência artificial que coleta todas as informações necessárias e preenche a cotação no sistema automaticamente.
O resultado? Mais agilidade no processo, menos atrito para o fornecedor e a cotação preenchida em minutos, sem depender de ação manual de nenhuma das partes.
Como funciona na prática?
O processo de criação e envio da cotação não muda nada: você continua fazendo exatamente como sempre fez. Para relembrar esse fluxo, consulte o artigo Como criar e enviar uma cotação ao fornecedor.
A diferença começa após o envio. Em vez de o fornecedor receber um link de formulário, ele recebe uma mensagem no WhatsApp da IA Compradora. A partir daí, a IA conduz a conversa, pergunta sobre preços, prazos e condições e registra tudo no sistema automaticamente.
Abaixo, um vídeo mostrando como essa conversa acontece na prática:
E aqui estão alguns exemplos de como a IA interage com o fornecedor:
Importante: para que a IA Compradora funcione, o número de WhatsApp do fornecedor cadastrado no sistema precisa ser um número ativo no WhatsApp. Verifique isso antes de enviar a cotação.
O que o construtor precisa observar antes de enviar a cotação?
Antes de acionar a IA Compradora, vale fazer uma revisão rápida em quatro pontos:
Descrição dos insumos solicitados
Certifique-se de que os insumos da cotação estão descritos com clareza: nome completo, unidade de medida e especificações relevantes. A IA vai apresentar essas informações ao fornecedor exatamente como estão no sistema. Quanto mais precisa for a descrição, menos chance de o fornecedor cotar o item errado.
Número de WhatsApp dos fornecedores
Confirme que o número cadastrado para cada fornecedor é um número de WhatsApp válido e ativo. Caso precise atualizar algum dado, acesse o artigo Como cadastrar (e editar) um fornecedor no sistema.
Revisão geral antes de enviar
Revise a cotação antes de enviar: insumos, quantidades, fornecedores selecionados. Depois que a IA iniciar a conversa com o fornecedor, alterações na cotação podem gerar inconsistências.
Dados do comprador responsável
O comprador cadastrado como responsável pela cotação será o ponto de contato após a finalização: é o número que a IA vai indicar ao fornecedor caso ele precise falar com alguém. Verifique se o telefone e e-mail do comprador estão corretos no sistema. Para revisar ou atualizar, consulte o artigo Como revisar os dados de contato do seu usuário.
O que acontece depois que a IA finaliza a conversa?
Assim que a IA terminar de coletar as informações do fornecedor, você receberá uma notificação no sistema informando que a cotação foi finalizada.
Ao abrir a cotação, você encontrará:
- Dados preenchidos automaticamente: tudo que o fornecedor informou durante a conversa com a IA;
- Anexos enviados pelo fornecedor: caso ele tenha enviado documentos durante a conversa;
- Histórico completo de mensagens: o registro de toda a conversa entre a IA e o fornecedor, disponível diretamente na cotação.
E se o fornecedor tentar falar com a IA novamente depois de finalizado?
Sem problema. Se o fornecedor enviar uma nova mensagem após a cotação já ter sido concluída, a própria IA vai responder automaticamente com o número do comprador responsável, conforme cadastrado no sistema, orientando o fornecedor a entrar em contato diretamente com ele.
Boas práticas para garantir o melhor resultado
| O que revisar | Por que importa |
|---|---|
| Descrição dos insumos | A IA apresenta os itens exatamente como estão cadastrados. Descrições incompletas podem gerar cotações incorretas |
| Número de WhatsApp do fornecedor | Sem número válido no WhatsApp, a mensagem da IA não é entregue |
| Revisão geral da cotação antes do envio | Alterações após o início da conversa podem gerar inconsistências |
| Dados do comprador responsável | Esse é o contato que a IA vai indicar ao fornecedor após a finalização |
Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛
