O sistema apresenta algumas restrições no que diz respeito à Incorporação. No entanto, é possível gerenciar eficientemente suas atividades de incorporação ao adotar um enfoque específico do sistema. Dessa maneira, você poderá acompanhar todo o progresso das obras de maneira fluida através do sistema.

Existem duas abordagens que podem ser seguidas, cada uma com suas vantagens: você pode optar por tratar todo o empreendimento como uma única obra, ou então dividir cada unidade em obras individuais. A seguir, fornecemos uma explicação detalhada de cada uma dessas opções.

1º Opção: Uma obra para todo o empreendimento

Nessa opção você criará um único cliente para o empreendimento, só precisa acessar o módulo de Clientes e clicar em “Incluir novo”.

Para fazer o cadastro o único campo obrigatório é o nome, você pode colocar o nome do empreendimento ou caso não tenha pode colocar um nome que represente ele.

Caso o empreendimento tenha um CNPJ próprio pode marcar a opção de “Pessoa jurídica” e adicionar o CNPJ.

Nessa opção, para que seus clientes tenham acesso ao Aplicativo e ao Portal do Cliente, você precisará cadastrar todos na aba “Contatos”.

No campo observação você consegue colocar alguma informação sobre o cliente que ache relevante.

Após criar o cliente precisará criar uma única obra também, pode criar com o mesmo nome do cliente. Caso não saiba como criar uma obra pode acessar esse artigo que contém um passo a passo: (Como criar uma obra?)

Em seguida, você já pode criar o orçamento para essa obra, basta ir ao módulo de Orçamentos e clicar em “Incluir novo”, selecionar a obra criada anteriormente e clicar em continuar.

Nessa parte do orçamento você pode seguir dois caminhos também: você pode lançar todas as fases considerando uma única obra ou separar cada unidade do empreendimento como uma fase e dentro de cada fase adicionará as etapas de cada unidade como subfases e serviços. Segue um modelo de cada uma das opções:

Opção 1 – Todas as fases;

Opção 2 – Um empreendimento em cada fase;

Com relação ao financeiro, se escolher essa opção de acompanhamento, pode lançar normalmente e fazer as apropriações dos materiais e serviços rateando a quantidade de cada unidade, caso o item tenha sido usado em mais de uma.

Nos documentos a receber precisará colocar na descrição a unidade ou o cliente referente ao pagamento, somente para diferenciar cada lançamento. Caso não saiba como lançar um documento a receber pode seguir o passo a passo desse outro artigo: (Como criar um documento a receber?)

Quais são as vantagens e desvantagens dessa opção?

Vantagens

• Terá somente uma obra e um orçamento para acompanhar;
• Em Compras e no Financeiro, terá que selecionar sempre somente uma obra;
• Relatório de “Previsto x Realizado” unificado para o empreendimento.

Desvantagens

• Portal do Cliente terá apenas um Cliente;
• Não poderá faturar diretamente os clientes através do sistema (Precisará lançar manualmente os documentos a receber).

Essa opção é recomendada para empreendimentos com muitas unidades.

2º Opção: Uma obra para cada unidade do empreendimento

Para essa segunda opção, seu empreendimento será lançado como uma filial e cada unidade será lançada como uma obra. Nesse caso o primeiro passo é criar a filial com o nome e o CNPJ do empreendimento, para criar a filial pode seguir os passos desse outro artigo: (Como criar uma filial no sistema?)

Após criar a filial você criará os clientes, basta ir ao módulo de Clientes e clicar em “Incluir novo”.

Depois só precisa preencher todas as informações do cliente e clicar em “Salvar”. Você repetirá esse processo para todos os clientes vinculados ao empreendimento.

Em seguida precisa fazer o cadastro de uma obra para cada cliente, para isso basta acessar o módulo obras e clicar em “Incluir novo”.

Para fazer o cadastro da obra, você precisa vincular a filial e o cliente que criou anteriormente, no nome da obra colocará algo que diferencie a unidade do cliente em questão. Da mesma forma que o cadastro do cliente, você precisará criar uma obra para cada unidade do empreendimento.

Se quiser, você poderá fazer o cadastro de uma obra principal também, além das obras das unidades, para conseguir lançar os gastos gerais, onde não tem como lançar para uma unidade específica e até mesmo as fases e serviços do orçamento que são gerais, geralmente as fases iniciais da obra. 

Nessa opção você lançará tudo separadamente, tanto o orçamento como o Compras/Financeiro, ou seja, terá vários orçamentos, para cada uma das unidades da obra, e as compras precisarão ser lançadas para unidades específicas.

Para ter uma visão geral de gastos e receita, pode utilizar o fluxo de caixa, deixando selecionado somente a filial correspondente desse empreendimento.

Quais são as vantagens e desvantagens dessa opção?

Vantagens

• Uma obra para unidade;
• Cada cliente tem seu acesso individual ao “Portal do cliente”;
• Controle individual do custo de cada unidade e pode conferir o geral também;
• Faturamento diretamente para o cliente. 

Desvantagens

• Se forem muitas unidades, fica inviável utilizar os módulos de Compras, e do Financeiro, pois terá que ratear tudo entre elas;
• Relatórios de “Previsto x realizado”, estarão dispersos (um para cada unidade).

Essa opção é recomendada para empreendimentos com poucas unidades.

Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛