A Ordem de Compra é o pedido formalizado que você envia ao fornecedor.
Ela pode ser gerada através de cotação, após análise dos melhores preços, acordando então a compra dos itens com um ou mais fornecedores. Além disso, ela também pode ser emitida direto como Ordem de compra, sem estar atrelada a uma cotação.
Para criarmos uma ordem de compra, acesse o módulo “Compras”, entre no submódulo “Ordem de Compra” e clique em “Incluir novo”. Caso tenha clicado em pesquisar, clique em “Nova compra”, no canto inferior da página.
Dados da Ordem de Compra
Na aba Dados é onde você inclui as informações principais da compra:
1. Empresa: Selecione para qual das empresas a Ordem de Compra será criada, neste caso, se houver filiais cadastradas.
2. Fornecedor: Aqui você adiciona o fornecedor com quem irá fazer o pedido e o vendedor, caso tenha algum cadastrado.
Adicionar: Nesta seção você adiciona os Insumos e/ou Serviços que irá comprar.
3. Obra: Nesta linha você adiciona a obra para qual está comprando os itens, além de poder apropriar as Fases e Serviços.
4. Insumo: Por aqui você pode pesquisar os insumos que irá comprar, fazendo a pesquisa rápida pela lupa ou adicionando um novo insumo, clicando em +, logo a frente. Em seguida, você pode adicionar uma informação complementar, além de definir a 5. Quantidade desejada.
6. Valor unitário: Nesta linha você preenche o valor unitário que vai pagar no item, assim como frete e desconto, caso exista.
Após preencher todas as informações, clique em “Salvar”.
Endereços
Geralmente, o endereço de entrega padrão é o da obra, mas é possível alterá-lo para o endereço do cliente, da empresa ou qualquer outro endereço desejado durante o processo de cadastro. Dessa forma, vocês têm flexibilidade para selecionar o local de entrega conforme a necessidade. Assim também com o endereço de cobrança. Após alterar os endereços, clique em “Salvar”.
Pagamento
Na aba Pagamento, você define para quem será o faturamento da compra: se será direcionado para a sua empresa ou para o seu cliente.
Além disso, é possível sinalizar se o documento será pago pela empresa ou pelo cliente, facilitando o controle financeiro de responsabilidades.
🔔 Lembrete: essa sinalização impacta diretamente o faturamento do documento — ou seja, define quem será o responsável pelo pagamento (empresa ou cliente) e como o lançamento será tratado financeiramente no sistema.
Nesta aba, você também configura:
- Se o lançamento financeiro será antes ou depois do recebimento;
- A condição de pagamento;
- A forma de pagamento;
- A previsão de entrega (quando a ordem for gerada a partir da cotação, esses campos já virão preenchidos);
- E pode ainda adicionar observações relevantes sobre a compra.
Envio da Ordem de Compra
A situação da ordem de compra estará como Aberta e para alterar, primeiro clique em “Enviar para o fornecedor”.
Em seguida, é importante ajustar as configurações de exibição do relatório da ordem de compra enviado ao fornecedor. Dessa forma, você pode definir o que poderá ser visualizado ou não no relatório.
Em seguida, o sistema vai exibir uma tela onde você precisará informar os seguintes itens:
Destinatários: Aqui você define se a cotação será enviada apenas para o Fornecedor, para o Fornecedor com cópia oculta para o cliente ou apenas para o Cliente. Além disso, você pode incluir mais e-mails em cópia e/ou cópia oculta abaixo;
Assunto: Nesse campo, o sistema envia o número da Ordem de Compra, mas você poderá editar para o assunto que você precisar para o envio do e-mail;
Texto: Neste campo você poderá editar ou incluir alguma observação na mensagem que irá no corpo do e-mail;
Anexar: Clicando nessa opção você pode adicionar algum arquivo que precise ir junto da Ordem de compra.
Após preencher todos os campos, clique em “Enviar”.
Para entender como faz o recebimento posterior dessa ordem de compra, clique aqui.
Observação: No nosso sistema, fornecedores com nota inferior à mínima definida pela empresa não podem ser selecionados para fechar uma ordem de compra. Essa restrição ocorre devido à configuração de qualificação de fornecedores, que pode ser ajustada na aba de configurações da empresa. Já a nota de cada fornecedor é definida dentro do módulo de fornecedores. Para mais detalhes, clique aqui.
Se ficar alguma dúvida, é só nos chamar! 😊💛
