Existem 2 formas de importar uma nota fiscal no sistema Obra Prima:
1º – Importar o XML manualmente:
Se você ainda não importou o XML da nota fiscal, consulte primeiramente o tutorial abaixo:
Após a importação, a nota terá o status “Recebida” na lista de Notas Fiscais.
2º – Integração com o SEFAZ:
Se você possui o plano extra de integração com o Sefaz, a nota será automaticamente lançada no sistema após o registro no Sefaz e também terá o status “Recebida”.
Se você ainda não realizou essa integração, consulte o tutorial abaixo:
Observação: se você não tem o módulo extra de notas no Sefaz, mas configurou sua empresa com um certificado digital, as notas também serão importadas como “Prévias”. Nesse caso, você não poderá realizar nenhuma ação com a nota, exceto visualizar o valor e o fornecedor que emitiu a nota para o seu CNPJ.
Status das Notas Fiscais importadas:
Segue abaixo a definição de cada Status das Notas Fiscais importadas:
Prévia: A função de “Prévia” permite apenas visualizar os dados da nota. Você não poderá vinculá-la a nenhum documento ou criar um novo documento com base nela. Sua finalidade é mostrar o valor lançado em seu CNPJ e identificar o fornecedor responsável.
Recebida: Quando a nota possui o status “Recebida”, significa que ela foi importada com sucesso, incluindo todos os detalhes e o arquivo XML como anexo. Por favor, note que os itens e anexos só são importados quando a nota está marcada como “Recebida” durante o processo de importação.
Conciliada: O status “Conciliada” é exibido quando você já realizou a conciliação da nota que estava no status “Recebida” com um documento financeiro ou ordem de compra existente. Isso indica que a nota foi devidamente registrada e conciliada.
Como conciliar ou criar documentos a partir da Nota Fiscal?
Existem três maneiras de vincular a nota a um documento. A opção “Conciliar” é usada para associar a nota a um registro já existente no sistema, como uma ordem de compra ou um documento financeiro. Além disso, nas ações disponíveis, você também pode escolher a opção “Gerar Documento Financeiro” para criar um novo documento a partir da nota.
Gerar um Documento Financeiro a partir da Nota Fiscal
Acesse o menu Financeiro > Notas Fiscais > Pesquisar:
Selecione a nota fiscal conforme item 1, depois clique no botão ‘Ações’, em seguida ‘Gerar docs. financeiros’
Selecione a obra vinculada e clique em “Gerar”. O sistema criará o documento financeiro com base nos dados da Nota Fiscal.
Importante: quando é gerado um novo documento financeiro sem conciliar com ordem de compra ou documento financeiro existente, o sistema vai cadastrar o fornecedor e todos os produtos e quantidades como um novo registro no Obra Prima, exceto se o produto com o mesmo nome e código já existir cadastrado idêntico no sistema. É importante destacar que uma boa prática é sempre priorizar a conciliação pelo documento financeiro e/ou ordem de compra existente, assim evitando que cadastros de produtos sejam duplicados no sistema, já que um mesmo produto vendido por diversos fornecedores podem ter um nome e código cadastrado diferente em seus sistemas de venda.
Com a nova atualização do sistema, agora é possível:
Editar os insumos provenientes de uma Nota Fiscal diretamente no documento financeiro,
possibilitando ajustar nome, ou unidade para que o insumo se associe aos registros já existentes na base.
Essa melhoria oferece maior flexibilidade e evita a criação de cadastros em duplicidade, garantindo mais consistência nos dados do sistema.
Como conciliar a Nota Fiscal com uma ordem de compra?
Na coluna “Ordem de Compra”, clique em “Conciliar”:
Uma nova janela se abrirá, na qual você pode optar por conciliar pelo CNPJ do Fornecedor, Data de Emissão ou Valor:
Importante: Para conciliar a NF com a Ordem de Compra, a mesma deverá estar com status ‘Gerada‘ e não pode ter lançamento financeiro vinculado nesta ordem de compra. Neste caso, o sistema fará o recebimento da ordem de compra e gerará o documento financeiro. Se a ordem de compra já estiver ‘Recebida‘, você deve conciliar a NF com o documento financeiro gerado pelo recebimento.
Como conciliar a Nota Fiscal com o Documento Financeiro?
Na coluna “Doc. Financeiro”, clique em “Conciliar”:
Uma nova janela se abrirá, na qual você pode optar por conciliar pelo CNPJ do Fornecedor, Data de Emissão ou Valor:
Feito esse processo, o documento foi conciliado com a NF com sucesso!
Observação: Quando a Nota Fiscal é conciliada com uma Ordem de Compra, ou Documento Financeiro, a informação dos itens e quantidades dessa Nota Fiscal não será cadastrada como novo produto e quantidades no Obra Prima. O registro dominante será os itens e quantidades que foram informados na aba “Dados” > “Relação de Itens” quando conciliado com uma Ordem de Compra, e Aba “Itens” quando conciliado com um Documento a pagar.
Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛
