A conciliação de Notas Fiscais é uma etapa essencial para garantir que as entradas de insumos e os registros financeiros no sistema reflitam corretamente as operações da sua empresa.
Com ela, é possível:
- Vincular as notas fiscais às ordens de compra ou documentos financeiros já existentes;
- Criar novos documentos financeiros a partir de uma nota;
- Evitar duplicidade de produtos e fornecedores, mantendo os cadastros organizados e consistentes.
Como as Notas Fiscais são importadas
Existem duas formas de importar uma nota fiscal no Obra Prima:
1. Importação manual do XML
Se ainda não importou, consulte o tutorial específico de como importar XML, clicando aqui.
Após a importação, a nota ficará com o status Recebida.
2. Integração com o SEFAZ
Para quem possui o adicional de integração com a Sefaz, as NFs serão recebidas automaticamente no sistema após o registro, desde que vinculadas a um certificado digital.
Essas notas também ficarão com o status Recebida.
Se precisar ver o artigo como configurar a integração com a Sefaz, clique aqui.
⚠️ Caso a empresa tenha certificado digital configurado, mas sem o módulo extra de integração com a Sefaz, as notas entram como Prévias, sendo possível apenas visualizá-las.
Status das Notas Fiscais
| Status | Descrição |
|---|---|
| Prévia | Permite apenas visualizar os dados (valor e fornecedor). Não é possível conciliar ou gerar documento. |
| Recebida | Importação concluída, com XML anexado e itens disponíveis para conciliação. |
| Conciliada | Nota já vinculada a um documento financeiro ou ordem de compra. |
O que fazer com a Nota Fiscal Recebida
Ao receber a nota, você pode optar entre três caminhos:
- Gerar um novo Documento Financeiro a partir da nota
- Conciliar com uma Ordem de Compra
- Conciliar com um Documento Financeiro existente
1. Gerar Documento Financeiro a partir da Nota
- Vá em Financeiro > Notas Fiscais > Pesquisar
- Selecione a NF desejada
- Clique em Ações > Gerar docs. financeiros
E então, escolha a obra ou centro de custo e clique em Gerar
Importante: nesse caso, o fornecedor, produtos e quantidades serão cadastrados no sistema, desde que não exista outro insumo com o mesmo nome e código, ou que o CNPJ do fornecedor seja diferente do já cadastrado.
Boa prática: sempre que possível, priorize a conciliação com uma ordem de compra ou documento financeiro existente, evitando a duplicidade de cadastros.
Além disso:
- É possível editar os insumos vindos da nota diretamente no documento financeiro (ajustando nome ou unidade para associar aos cadastros já existentes).
- O sistema não puxa a data de vencimento nem a condição de pagamento da nota — o vencimento será igual à data de emissão, devendo ser ajustado manualmente.
- Também não é possível conciliar as notas com documentos do tipo “Mão de Obra”, apenas documentos próprios ou de Obra, vão ficar disponíveis para serem conciliados.
2. Conciliar a Nota Fiscal com uma Ordem de Compra
- Vá em Financeiro > Notas Fiscais > Pesquisar
- Na coluna Ordem de Compra, clique em Conciliar
Depois, escolha o critério de conciliação: CNPJ do fornecedor, Data de emissão ou Valor, selecione a ordem correta e clique em Conciliar.
⚠️ Atenção: para realizar a conciliação, a Ordem de Compra deve estar com o status Gerada e sem lançamentos financeiros vinculados.
Se já estiver Recebida ou com documentos financeiros criados, a conciliação deve ser feita diretamente com o documento.
3. Conciliar a Nota Fiscal com um Documento Financeiro
- Vá em Financeiro > Notas Fiscais > Pesquisar
- Na coluna Doc. Financeiro, clique em Conciliar
Depois, escolha o critério de conciliação: CNPJ do fornecedor, Data de emissão ou Valor e selecione o documento correspondente e clique em Conciliar
Após esse processo, a nota será conciliada com sucesso, e o documento financeiro vinculado será atualizado automaticamente.
Observações importantes
- Ao conciliar uma NF com uma Ordem de Compra ou Documento Financeiro, os itens e quantidades da nota não geram novos produtos no sistema.
- O Obra Prima considera como registro dominante:
- Itens da aba Relação de Itens (quando conciliado com Ordem de Compra);
- Itens do Documento Financeiro (quando conciliado diretamente).
Seguindo esse processo, suas notas fiscais serão registradas e conciliadas corretamente, mantendo o controle financeiro e de insumos sempre alinhado.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso time de suporte — estamos aqui para ajudar! 💛
