Módulo em fase de testes – Em breve no sistema

A integração de remessa e retorno é um processo automatizado que oferece maior eficiência, segurança e controle nos pagamentos. Seu objetivo é diminuir erros, reduzir custos operacionais e promover um fluxo de caixa mais equilibrado.

O sistema Obra Prima gera um arquivo de remessa que é enviado de forma integrada ao banco, contendo informações sobre os documentos financeiros que se deseja pagar. O banco processará esse arquivo, verificará as informações de pagamento e, em seguida, gerará um arquivo de retorno bancário, que será importado de forma integrada para sistema Obra Prima para atualizar as informações dos pagamentos do sistema.

Vale ressaltar que o primeiro passo para ter a integração funcionando perfeitamente é autorizar o compartilhamento de informações bancárias. Sua integração só estará habilitada quando o seu banco concluir o processo de autorização. Para saber o passo a passo completo de cada banco, clique aqui.

Com a integração automática ativa, o que vai mudar?

Cadastro de Fornecedores

No cadastro de fornecedores, na aba ‘Dados’, temos o campo ‘Outras informações’, que agora conta com um campo dedicado para informar os dados bancários do fornecedor (Banco, Agência e Conta). Essas informações são muito importantes para que o arquivo de remessa indique a conta para a qual o pagamento deve ser enviado.

Após criar o documento a pagar, na aba Pagamento > Pagamento – Integração bancária > Dados do destinatário, será importado automaticamente as informações bancárias do fornecedor.

Formas de pagamentos

Ainda na aba ‘Pagamento’, no campo ‘Forma de pagamento’, são exibidas as formas de pagamento aceitas, de acordo com o banco selecionado para a integração de remessa e retorno. Para ajudar você a entender melhor, criamos um vídeo dinâmico e rápido que explica como funciona.

Para visualizar as formas de pagamento disponíveis para seu banco, acesse o tutorial abaixo:

Quais são as formas de pagamento que cada Banco oferece na integração de Remessa e Retorno?

Após escolher a forma de pagamento e preencher as informações necessárias, basta clicar no botão ‘Gerar pré-registro para remessa’ e confirmar a operação. A situação do documento mudará de ‘Aberto’ para ‘Aguardando envio’.

Gerando a remessa de pagamento

Para acessar o módulo, clique em Financeiro > Remessas, preencha os filtros de busca com a conta bancária e demais informações conforme desejar e clique em ‘Pesquisar’.

O sistema vai exibir os documentos separados por categorias:

• Pré-registros: Pré-registros criados a partir de documentos a pagar, aguardando a geração da remessa.
• Remessas: Remessa já criada contendo um ou mais registros de documentos selecionados de uma mesma conta bancária.
• Documentos: Categoria que exibe todos, tanto em pré-registro quanto em remessa.

Clique na categoria ‘Pré-registros’, selecione os registros que deseja gerar a remessa conforme animação abaixo. Repare que o sistema só permite escolher os registros que pertencem ao mesmo Banco, já que o arquivo de remessa gerado será destinado exclusivamente para ele. Em seguida clique em ‘Gerar remessa’.

O sistema vai exibir a quantidade de pagamentos utilizados de acordo com o plano contratado. Basta clicar no botão ‘Confirmar’.

Pronto, arquivo de remessa criado com sucesso.

Resumo: Cada documento a pagar gera individualmente um pré-registro, e esses pré-registros devem ser selecionados para formar um pacote único, que é o arquivo de remessa que será enviado para seu Banco.

Importante: Após gerar a remessa, os registros e os documentos vinculados a ela não podem ser editados ou excluídos. No módulo de Remessa, ambos podem ser editados ou excluídos enquanto estiverem na categoria ‘Pré-registros’, o que significa que a remessa ainda não foi gerada.

O envio automático da remessa para o banco

Inicialmente, a nova remessa criada fica com a situação ‘Em processamento’, pois será processada pela parceira TecnoSpeed:

Em seguida, ela vai passar pelas seguintes situações até ser importada no Banco:

• Processada: os registros da remessa criada foram verificados e processados pela TecnoSpeed.
• Pendente de envio: remessa em fila aguardando envio automático para o banco.
• Enviado: remessa enviada com sucesso para o banco.

Já a situação ‘Processamento falhou’ indica que houve uma falha na operação.

O banco, por sua vez, processa o arquivo recebido via integração e agenda o pagamento conforme o registro do arquivo de remessa. Após esse processo, o banco gera um arquivo de retorno e envia para o sistema Obra Prima, que contém informações sobre a aceitação ou rejeição dos pagamentos. A maioria dos bancos oferece uma funcionalidade de consulta para verificar o status do arquivo de remessa.

O retorno bancário

O sistema vai notificar informando que o arquivo de retorno bancário foi processado com sucesso e seu pagamento foi atualizado.

Ao clicar na notificação da imagem acima, o sistema redireciona você para o registro que contém o documento em questão, o qual foi atualizado com a situação ‘Agendado’.

E na coluna ‘Ações’ ao clicar no ícone do ‘olho’ (ocorrências), podemos ver com detalhes a ação realizada pelo banco.

No exemplo deste tutorial, foi criado no sistema Obra Prima um documento a pagar, com agendamento de pagamento para o dia 20/11. O registro desse documento foi gerado e incluído no arquivo de remessa, que foi enviado via integração para o banco. O banco, por sua vez, processou o arquivo e agendou o pagamento conforme o registro do arquivo de remessa. Em seguida, o banco gerou um arquivo de retorno, que foi importado via integração no sistema Obra Prima e atualizou automaticamente o registro de ‘Em remessa’ para ‘Agendado’.

Quando o banco executar o pagamento agendado, ele gera e envia um novo arquivo de retorno que contém informações sobre a execução dos pagamentos, como confirmação de pagamento ou eventuais erros. Ao processar esse novo arquivo de retorno, o sistema Obra Prima notifica e exibe nas ocorrências o novo histórico, além de dar baixa automaticamente no registro, alterando a Situação de ‘Agendado’ para ‘Pago’ e o status do documento a pagar para ‘Liquidado’.

Situação dos Documentos nos Submódulos de Pré-registros e Documentos

Dentro dos submódulos de Pré-registros e Documentos, alguns status se referem diretamente à situação dos documentos (e não das remessas). Esses status foram implementados com o objetivo de trazer mais transparência ao processo, permitindo acompanhar cada etapa com mais clareza. Abaixo, detalhamos o significado de cada um:

• Aguardando envio: pré-registro criado, mas ainda não vinculado a nenhuma remessa.
• Em remessa: documento já adicionado a uma remessa, mas que ainda não foi enviada ao banco.
• Agendado: Documento com pagamento programado para uma data futura. O banco reconhece e agenda automaticamente a remessa.
• Pago: Documento baixado automaticamente após o recebimento do arquivo de retorno do banco, confirmando o pagamento.
• Estornado: Documento cuja cobrança foi desfeita pelo banco, normalmente por cobrança indevida ou erro operacional.
• Cancelado: Documento cancelado manualmente pelo aprovador direto no Internet Banking ou pela instituição financeira.
• Rejeitado: Documento rejeitado durante alguma etapa de análise interna do processo.
• Falha ao registrar: indica uma falha técnica ao tentar registrar o documento. Casos assim devem ser encaminhados ao nosso time técnico para investigação.

Para os status Estornado, Cancelado e Rejeitado, o sistema exibirá uma mensagem descritiva na coluna Ações/Ocorrências, informando o motivo específico do status.

Notificação exibida:

Nova ocorrência registrada após o novo arquivo de retorno do banco ser processado:

Documento a pagar liquidado automaticamente:

Para baixar o comprovante, basta clicar no botão localizado na coluna ‘Ações’

O comprovante é gerado em PDF

Boas práticas envolvendo Remessa e Retorno

1. Definir a Frequência de Envio e Recebimento

• Uma vez por dia: Realizar o envio de arquivos de remessa e o recebimento de arquivos de retorno uma vez ao dia é uma prática comum e eficaz. Isso ajuda a centralizar os processos e evita a sobrecarga de informações. O horário ideal para envio e recebimento pode variar de acordo com o volume de transações e a operação bancária, mas geralmente é feito em horários de menor tráfego (ex.: após o fechamento do expediente).
• Dependendo do volume de transações: Se o volume de transações for muito grande, pode ser necessário fazer esses processos mais de uma vez ao dia, por exemplo, duas vezes: uma pela manhã e outra à tarde.

2. Verificar os Arquivos de Retorno Imediatamente

• Análise diária de retorno: Após receber o arquivo de retorno, é importante que a equipe financeira analise as informações imediatamente, especialmente os registros de erro ou rejeição, para que as correções possam ser feitas prontamente. Isso ajuda a evitar o acúmulo de problemas que possam afetar o fluxo de caixa ou o relacionamento com fornecedores/colaboradores.
• Acompanhamento de erros: O retorno pode conter informações sobre falhas no processamento de pagamentos, como erros de conta bancária ou fundos insuficientes. Isso deve ser tratado rapidamente para evitar impactos no negócio.

Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛