O módulo de Aprovações do Obra Prima permite que você defina quem pode autorizar ordens de compra, documentos a pagar e contratos dentro da sua empresa. Com ele, nenhuma movimentação financeira passa em branco, tudo fica registrado, rastreado e sob controle.
Neste guia, você vai aprender o passo a passo completo: desde a configuração inicial até a hora de aprovar pelo celular. Cada etapa tem um vídeo do OP em 1min para te ajudar!
Neste artigo:
- Passo 1 — Configurar as alçadas de aprovação
- Passo 2 — Cadastrar os aprovadores
- Passo 3 — Entender a diferença entre Aprovador e Aprovador Master
- Passo 4 — Aprovar ou reprovar um documento ou ordem de compra
- Passo 5 — Aprovar pelo aplicativo
Passo 1 — Configurar as alçadas de aprovação
Antes de tudo, você precisa ativar o módulo e definir como a aprovação vai funcionar na sua empresa: se será a mesma configuração para todas as obras ou personalizada por obra.
Acesse Configurações > Empresa > Alçadas de aprovação.
Na aba Configuração, você vai encontrar três opções:
- Não utilizar: o módulo de aprovações fica desativado;
- Única para toda a empresa: você define uma quantidade de aprovadores que vale para todas as obras;
- Por obra: você configura a quantidade de aprovadores individualmente para cada obra.
Após escolher, clique em Salvar.
Importante: a quantidade de aprovadores configurada aqui precisa ser igual ao número de aprovadores cadastrados na aba Alçadas. Caso contrário, os documentos ficarão travados sem aprovação suficiente.
Assista ao OP em 1min — Como cadastrar aprovadores:
Passo 2 — Cadastrar os aprovadores (aba Alçadas)
Com a configuração salva, agora é hora de definir quem são os aprovadores. Ainda em Configurações > Empresa > Alçadas de aprovação, acesse a aba Alçadas.
Para cada aprovador, você precisará preencher:
- Pessoa (*): o usuário do sistema que será aprovador;
- Registro (*): o tipo de documento que ele vai aprovar — Ordem de Compra, Documento a Pagar ou Contrato. Se o usuário aprovar mais de um tipo, crie um registro separado para cada;
- Master: define se esse aprovador tem poder de liberação total. Se Sim, a aprovação dele dispensa a dos demais;
- Obra (*): a obra para a qual esse aprovador está sendo configurado;
- Valor mínimo e máximo: o intervalo de valores que esse aprovador pode autorizar. Para o Aprovador Master, não há limite de valor.
Utilize a coluna Ações para salvar, editar ou excluir cada registro.
Os campos com asterisco (*) são obrigatórios.
Importante: se um aprovador for cadastrado depois que um documento já foi criado, ele não poderá aprovar esse documento. A configuração vale apenas para registros criados a partir daquele momento.
Passo 3 — Aprovador x Aprovador Master: qual a diferença?
Essa é uma dúvida comum, e faz toda a diferença na hora de configurar o fluxo da sua empresa.
| Aprovador | Aprovador Master | |
|---|---|---|
| O que pode fazer | Aprova dentro do limite de valor definido | Aprova qualquer valor, sem limite |
| Libera sozinho? | Não — aguarda a aprovação dos demais | Sim — sua aprovação libera o documento imediatamente |
| Tem limite de valor? | Sim — você define mínimo e máximo | Não |
| Ideal para | Responsáveis de obra com alçada limitada | Diretores ou sócios com decisão final |
Assista ao OP em 1min — Diferenças entre aprovador e aprovador master:
Passo 4 — Como aprovar ou reprovar um documento ou ordem de compra
Assim que as alçadas estiverem configuradas, os documentos e ordens de compra criados no sistema entrarão automaticamente com a situação Em Aprovação na aba Pagamento.
Para aprovar ou reprovar, acesse o módulo Aprovações. Na tela de pesquisa, você pode filtrar por:
- Tipo: Ordem de Compra ou Documentos a Pagar;
- Situação: Pendentes de aprovação, Aprovados ou Reprovados;
- Data, valor ou aprovador — para localizar registros específicos.
Na lista de resultados, clique no número da coluna Registro para visualizar o documento ou ordem de compra completo.
Na coluna Ações, você pode:
- ✅ Aprovar (ícone verde): libera o documento para o próximo passo;
- ❌ Reprovar (ícone vermelho): o sistema pedirá uma justificativa obrigatória antes de confirmar a reprovação.
Após a ação, o documento sai da lista e nenhuma alteração adicional pode ser feita.
Se você for Aprovador Master, sua ação libera o documento imediatamente. Se não for, sua aprovação é registrada, mas o documento permanece pendente até que os demais aprovadores também respondam.
Assista ao OP em 1min — Como aprovar um documento/ordem de compra:
Passo 5 — Como aprovar pelo aplicativo
Você também pode aprovar ou reprovar documentos direto pelo celular, pelo aplicativo do Obra Prima, sem precisar abrir o computador.
É ideal para gestores e diretores que precisam de agilidade para liberar compras mesmo fora do escritório.
Assista ao OP em 1min — Como aprovar pelo aplicativo
Materiais de apoio
Caso queira se aprofundar em cada etapa, confira os artigos completos da nossa Central de Ajuda:
- 📄 Como configurar as alçadas de aprovação da minha empresa?
- 📄 Como aprovar ou reprovar minhas ordens de compra e documentos?
Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛
