Entender a situação de cada ordem de compra é fundamental para manter o controle e o fluxo eficiente dos seus processos de compras. Cada situação no sistema Obra Prima indica um passo específico no ciclo de compra.

Quando você abrir o módulo de Compras > Ordens de compra, irá se deparar com as situações de compras que poderá usar como filtro para acompanhar o status de cada uma. Abaixo, você encontrará um print com as situações disponíveis para facilitar a compreensão:

A seguir, você aprenderá o que cada status significa e como agir em cada um dos casos.

1. Em aprovação

Quando você cria uma ordem de compra e tem uma configuração de alçada de aprovação parametrizada no fluxo de compras, ela primeiro precisa passar por uma validação. Nesse estágio, a ordem está aguardando a aprovação dos aprovadores previamente parametrizados no sistema. Certifique-se de que todas as informações inseridas estão corretas, pois qualquer ajuste feito após a ordem ser previamente aprovada faz ela voltar para esta posição novamente.

2. Gerada

Sua ordem de compra foi criada com sucesso e está pronta para ser enviada aos fornecedores. Neste ponto, todas as informações já foram inseridas, e para que o fluxo siga adiante, basta realizar o envio. Verifique se todos os dados estão corretos antes de prosseguir com o envio.

3. Enviada ao fornecedor

A ordem foi enviada com sucesso ao fornecedor, e agora você está aguardando a confirmação e o processamento por parte dele.

É importante ressaltar que, quando o envio é feito pela plataforma do Obra Prima, nosso parceiro Obra Play entrega um link de forma imediata através do WhatsApp do fornecedor cadastrado. Esse link permite que o fornecedor aceite e processe a ordem de compra diretamente, garantindo maior agilidade. Além disso, o fornecedor recebe um resumo detalhado da ordem para facilitar o processo de conferência e aprovação.

4. Pendente de reenvio

Essa situação indica que houve alguma alteração na ordem de compra, ou seja, algum ajuste ou edição foi realizado após o envio inicial ao fornecedor. Nesses casos, é necessário reenviar a ordem atualizada ao fornecedor para garantir que ele tenha as informações corretas e atualizadas para processar o pedido.

5. Processada pelo fornecedor

Essa é a etapa onde o fornecedor recebe e processa a ordem de compra. Aqui, você pode começar a acompanhar o andamento da entrega dos produtos ou serviços contratados.

6. Parcialmente recebida

Essa situação ocorre quando apenas parte da ordem foi recebida, e a mesma ainda está aberta para que você possa realizar os recebimentos faltantes ou optar por finalizá-la, caso decida não dar mais continuidade ao pedido. Vale lembrar que a ordem adotará esse status independentemente da quantidade parcial recebida, ou seja, mesmo que tenha sido uma pequena parte dos itens ou serviços, a ordem será marcada como parcialmente recebida até que todos os itens sejam entregues ou você finalize o processo.

7. Recebida

A ordem foi completamente recebida por você ou seu time. Isso significa que todos os itens foram entregues/lançados no financeiro conforme o cotado/comprado. Agora, podemos dizer que o fluxo de compras encontra-se finalizado.

8. Recusada pelo fornecedor

O fornecedor recusou a ordem de compra, e o sistema emitirá um ícone com uma breve descrição do motivo da recusa. As razões podem variar, desde falta de material, prazos inadequados, até desinteresse na negociação. Nesse caso, é importante reavaliar os termos da ordem de compra, ajustar conforme necessário, e, se for o caso, reenviar uma nova proposta.

9. Cancelada

Se a ordem de compra for cancelada, o processo será imediatamente interrompido e não poderá prosseguir. Nenhum envio ou recebimento será permitido enquanto a ordem estiver nesse status. No entanto, se necessário, ordens canceladas podem ser reabertas.

10. Não aprovado

Se a ordem não passou pelo processo de aprovação, ou seja, foi reprovada pelo aprovador, o status será “Não aprovado”. Você precisará verificar os motivos da reprovação, ajustar o que for necessário e reenviar para a aprovação novamente se assim desejar.

Dica Importante: Acompanhar as ordens de compra é essencial para garantir que tudo flua conforme o esperado, evitando atrasos ou problemas no fornecimento. Agora que você conhece cada status, fica mais fácil identificar onde está cada etapa e tomar as decisões necessárias para avançar com suas compras.

Se surgir alguma dúvida durante o processo de gerenciamento das suas ordens de compra, nosso suporte está pronto para te ajudar!😊💛