Precisa reunir os arquivos de uma obra para uma prestação de contas, uma auditoria ou a entrega ao cliente final? Ou juntar os anexos de vários documentos financeiros? Agora você não precisa mais baixar arquivo por arquivo!
No Obra Prima, você pode exportar todos os anexos da Pasta da obra ou dos Documentos financeiros que escolher, em um único arquivo compactado (.zip), já organizado em pastas.
Neste artigo, você vai ver:
- Como exportar os anexos da Pasta da obra;
- Como exportar os anexos de documentos financeiros;
- Como e quando você recebe o arquivo;
- O que vem dentro do .zip;
- Regras e dúvidas frequentes.
Importante: a exportação leva somente os arquivos anexados (fotos, PDFs, planilhas etc.). Dados cadastrados no sistema, como endereço, contatos, dia a dia, atendimentos, valores e dados dos documentos, não vão para o arquivo. Ou seja, não é um portfólio nem um relatório da obra.
Como funciona a exportação?
Nos dois casos, o caminho é o mesmo: você faz a solicitação, continua trabalhando e aguarda o aviso.
O sistema prepara o arquivo uma vez por dia, fora do horário comercial. Quando ele fica pronto, você recebe um aviso no sino de notificações e por e-mail, com o link para baixar.
Por isso, o download não começa na hora. Isso é esperado! Assim, o sistema não fica lento para você nem para os outros usuários durante o expediente.
O arquivo fica disponível por 7 dias. Depois disso, ele é excluído permanentemente.
Quem pode exportar?
Apenas usuários com a permissão correspondente no perfil de acesso, que normalmente é liberada para administradores:
— Pasta da obra: permissão Obra – Exportar anexos da obra, além do acesso à Pasta da obra. O plano da sua empresa também precisa incluir a Pasta da obra;
— Documentos financeiros: permissão Financeiro – Documentos – Exportar anexos de documentos.
Se o botão ou a opção não aparecer para você, peça para um administrador conferir a permissão do seu perfil.
Como exportar os anexos da Pasta da obra?
- Abra o cadastro da obra e vá até a aba Pasta da obra;
- Clique em Exportar anexos, no canto inferior direito da janela;
- Confirme a pergunta “Confirma a solicitação de exportar os anexos da obra?”.
Pronto! O sistema mostra uma faixa verde confirmando que a solicitação foi registrada e que você será avisado quando os arquivos estiverem prontos. Agora você pode fechar a obra e seguir trabalhando.
A exportação leva a Pasta da obra inteira, com todas as pastas e subpastas, inclusive as marcadas como Não exibindo. Não é possível escolher só algumas pastas.
Quando a exportação da obra é bloqueada?
Para evitar arquivos repetidos e sobrecarga, uma mesma obra não pode ter duas exportações ao mesmo tempo, nem exportações seguidas. Quando isso acontece, o sistema mostra uma faixa laranja no rodapé:
— Solicitação de download em andamento: já existe um pedido para essa obra (feito por você ou por outro usuário) que ainda não foi processado. Aguarde a conclusão antes de solicitar novamente;
— Solicitação de download já realizada recentemente para essa obra: a obra foi exportada nos últimos 7 dias. O arquivo anterior ainda está disponível pelo link do aviso que foi enviado a quem solicitou. Uma nova exportação é liberada quando esse prazo acabar.
Por exemplo: se a exportação foi concluída em 05/10, uma nova solicitação fica liberada a partir de 13/10.
Como exportar os anexos de documentos financeiros?
- Acesse o módulo Financeiro e vá para Documentos (na aba de a pagar ou de a receber);
- Marque na grade os documentos que você quer exportar;
- Clique em Ações e selecione Exportar anexos;
- Confirme a pergunta. Ela informa quantos documentos você selecionou, por exemplo: “Confirma a solicitação de exportar os anexos dos 5 documentos selecionados?”. Clique em Sim.
O sistema confirma que a solicitação foi registrada e avisa você quando o arquivo estiver pronto.
Algumas situações em que a solicitação não segue:
— Nenhum documento marcado: o sistema mostra a mensagem de nenhum registro encontrado. Marque ao menos um documento;
— Já existe uma exportação de documentos em andamento na empresa: aparece o aviso “Solicitação de download em andamento. Aguarde a conclusão antes de solicitar novamente.”. Isso vale para qualquer usuário da mesma empresa, não só para quem pediu.
Dica: como cada empresa consegue fazer uma exportação de documentos por dia, marque todos os documentos que você precisa de uma vez só.
Diferente da obra, não existe espera de 7 dias: depois que o pedido for processado, você já pode solicitar outro.
Importante: documentos selecionados que não têm anexo não entram no .zip. Se você marcar 5 documentos e só 2 tiverem anexos, o arquivo virá com 2 pastas.
Como baixar o arquivo?
Quando o arquivo ficar pronto, você, que fez a solicitação, recebe dois avisos com a data limite para o download. Escolha a forma que preferir:
— Pelo e-mail: no e-mail enviado para o seu e-mail de login, clique em Clique aqui;
— Pelo sino de notificações: no topo do sistema, clique na notificação e o download começa;
— Pela Central de notificações: clique em Ver todas no sino e clique na notificação. Ela continua disponível mesmo depois de lida.
Para baixar, você precisa estar logado no Obra Prima, na mesma empresa em que fez a solicitação. Se o link for encaminhado, um colega logado na mesma empresa também consegue baixar dentro do prazo.
Depois da data limite, o arquivo é excluído e o link leva para a tela inicial do sistema. Nesse caso, é só fazer uma nova solicitação.
O que vem dentro do arquivo?
Ao abrir o .zip (no Windows, clique com o botão direito e escolha Extrair tudo), você encontra:
— Pasta da obra: uma pasta principal chamada [Nome da obra] – Anexos pasta da obra e, dentro dela, as mesmas pastas e subpastas que você vê na Pasta da obra, com os arquivos de cada uma;
— Documentos financeiros: as pastas Anexos – Documentos a pagar e/ou Anexos – Documentos a receber e, dentro delas, uma pasta com o número de cada documento contendo seus anexos. Os pré-lançamentos entram junto com os documentos a pagar.
O nome do arquivo baixado é um código com a data e a hora da solicitação. Isso garante que cada exportação tenha um nome único. O nome da obra aparece na pasta de dentro.
Atenção: se uma mesma pasta (ou um mesmo documento) tiver dois anexos com o mesmo nome, apenas um deles vai para o .zip. Se isso for importante para você, use nomes diferentes nos arquivos.
Dúvidas frequentes
Cliquei em Exportar anexos e nada foi baixado. É o comportamento esperado. O arquivo é preparado fora do horário comercial. Aguarde o aviso no sino ou no e-mail.
Não recebi o e-mail. Confira o sino e a Central de notificações, pois o aviso também fica lá. O e-mail vai para o e-mail de login de quem solicitou, então vale olhar também a caixa de spam.
O link me levou para a tela inicial e não baixou nada. Pode ser que o prazo de 7 dias tenha passado, que você não esteja logado ou que esteja logado em outra empresa. Se o prazo passou, faça uma nova solicitação.
Pedi a exportação e o arquivo nunca chegou. Entre em contato com o nosso suporte para a gente verificar com o time técnico.
A obra não tem anexos. Posso exportar? Pode! A solicitação é aceita, mas o .zip virá sem anexos.
Posso exportar pelo Portal do cliente ou pelo aplicativo? Ainda não. Por enquanto, a exportação está disponível apenas no sistema.
Lembre-se: se surgir qualquer dúvida, estamos aqui para te ajudar no processo! 😊💛
